Veel ondernemers zijn huiverig voor telewerken, maar met een juiste aanpak en goede afspraken is die koudwatervrees onterecht. In dit artikel praktische informatie en advies op maat voor verschillende behoeften.

Brancheorganisaties als Transport en Logistiek Nederland becijferen jaarlijks het verlies door files voor het bedrijfsleven. Die schade is duizelingwekkend hoog, maar daar hebt u weinig aan. Pogingen om deze te verhalen op de overheid lijken namelijk tot mislukken gedoemd. Waarom zou u uw medewerkers in de file laten staan als het omzeilen van de drukste tijd op de weg eenvoudig kan met telewerken? Dat levert meer productieve uren op en minder ergernis.

Leidinggevenden zagen het telewerken lange tijd niet zitten. De managers hebben hun werknemers immers minder goed in de smiezen en dat zou leiden tot een verminderde productiviteit. Verschillende onderzoeken tonen inmiddels het tegenovergestelde aan.

Telewerkers zijn productiever en werken vaker en langer. Aan u de taak om hen de middelen te geven om die prestaties te kunnen leveren op een veilige en laagdrempelige wijze. Een medewerker die iedere keer een kwartier bezig is om verbinding te maken, zal het al snel laten om die ene offerte ’s avonds nog af te maken. Bovendien kunt u als extraatje de, per begin dit jaar, veranderde belastingregels gebruiken die u in staat stellen om een internetaansluiting thuis volledig onbelast te vergoeden mits die voor minimaal 10% zakelijk wordt gebruikt.

Veel werkzaamheden zijn eenvoudig vanaf thuis of een andere locatie uit te voeren, zolang er maar een verbinding gemaakt kan worden met het bedrijfsnetwerk. De belangrijkste vraag is over welke programma’s uw medewerkers op afstand moeten kunnen beschikken. Van de meeste applicaties, bijvoorbeeld Outlook, zijn webversies beschikbaar. Uw systeembeheerder kan dergelijke programma’s in betrekkelijk korte tijd en met weinig moeite en kosten beschikbaar maken voor thuiswerkers. Een stap verder is de toegang tot bestanden op het bedrijfsnetwerk vanaf thuis en met als ultieme oplossing een werkplek op afstand die identiek is aan een bedrijfscomputer. Uw werknemers kunnen dan met alle programma’s werken en hebben toegang tot alle bestanden waar zij normaal ook bij kunnen.

Naast beschikbaarheid en laagdrempeligheid is beveiliging een van de belangrijkste onderdelen. Werken op afstand is handig, maar het wordt een stuk minder aangenaam als uw concurrenten ook op uw bedrijfsnetwerk kunnen of als hackers uw systeem hebben gekraakt. Veel van dit soort risico’s lijken hypothetisch, maar de realiteit is dat breedbandverbindingen doorlopend besnuffeld worden op zwakke plekken en dat medewerkers inlogcodes met 'geeltjes' op hun scherm plakken. De eenvoudigste vorm van toegangscontrole is dan ook op basis van kennis, zoals een wachtwoord of een pincode. Een stap verder is toegang op basis van kennis en bezit. Veel banken gebruiken dit systeem met een calculator, met een pincode en bankpas als legitimatiemiddel. Ook de verbinding zelf kan worden afgeluisterd en versleuteling is daarom een minimum vereiste. Een stap verder is het opzetten van een zogenaamde virtual private network, oftewel VPN. Dat is een virtueel privé-netwerk over internet dat niet af te tappen is. Het veiligst zijn echte privé-netwerken waar de rest van de wereld niet eens toegang tot kan krijgen.

De eenvoudigste vorm

Bij organisaties met slechts enkele werkplekken en met een normale beveiligingsbehoefte volstaat in de meeste gevallen een oplossing op basis van een extern bureaublad. Binnen uw organisatie is dat één werkstation waarop minimaal Windows XP Professional is geïnstalleerd. Deze computer moet dan wel aanstaan op het moment dat toegang tot de documenten daarop gewenst is. Medewerkers nemen dan op afstand het scherm en toetsenbord over. Deze methode is door een systeembeheerder binnen een uur te configureren. Een alternatief is het programma LogMeIn Ignition, dat meerdere gebruikers tegelijkertijd toestaat op afstand het scherm en toetsenbord over te nemen. Naast de ingeschakelde computer heeft u dan ook een abonnement nodig voor 50 dollar per jaar per gebruiker. Dat is exclusief de internetaansluiting op de thuiswerkplek voor de telewerker.

Middelgrote oplossingen

Oplossingen voor middelgrote organisaties die meer dan een paar medewerkers tegelijkertijd toegang willen geven, komen al snel uit bij de VPN-oplossingen. Op het kantoor wordt dan een speciaal VPN-kastje geplaatst en medewerkers kunnen meestal met standaard programma’s een veilige verbinding maken met het bedrijfsnetwerk. Simpele VPN-routers die tien tot twintig gelijktijdige verbindingen aankunnen zijn al te koop vanaf ongeveer 250 euro. Als u hogere eisen aan de beveiliging stelt, of aan meer dan 32 gebruikers tegelijkertijd toegang wil geven, lopen de kosten al snel op tot duizenden euro’s voor het hoofdkantoor alleen. Oplossingen op basis van semi-professionele routers van Draytek als de 2910 kosten ongeveer een dag werk voor een systeembeheerder. Voor professionelere oplossingen lopen de kosten op tot 1300 euro voor een Cisco ASA 5505 met VPN-software en een dag of vier voor de implementatie.

Grootste oplossingen

Wie aan oplossingen voor grote bedrijven denkt, denkt vaak ook aan grote investeringen voor bijvoorbeeld dure VPN Concentrators, een soort pizzadozen voor een veilige verbinding met het bedrijfsnetwerk. Zoranet toont aan dat het niet zo ingewikkeld en duur hoeft te zijn. Voor maandelijkse kosten tussen de 250 en 500 euro voor het hoofdkantoor en 30 euro per maand per telewerker wordt een compleet privé-netwerk geleverd. In tegenstelling tot andere oplossingen waar VPN-verbindingen als het ware bovenop internet worden gelegd, kiest Zoranet ervoor om beveiliging juist een niveau lager dan internet te regelen door op ATM-niveau te koppelen (ATM is een netwerkprotocol dat specifiek geschikt is voor zakelijke computernetwerken). Het resultaat is een veilige verbinding en gecontroleerde internettoegang voor uw medewerkers. Ook medewerkers die onderweg zijn kunnen draadloos toegang krijgen met een mobiel telecom-abonnement.

Realiseert u dat Zoranet met deze oplossing thuiswerkers, mobiele werkers en de kantoren met elkaar koppelt, maar dat er aan de kant van uw organisatie ook wat werk ligt om er voor te zorgen dat de afstandswerkers ook daadwerkelijk bij hun documenten kunnen komen.


Bron: Baaz.nl

maandag 28 mei 2007 (9:43) Diederik